مدیریت پیمان ساختمان به استخدام در آوردن یک شخص برای ایجاد یک ساختمان از شروع تا پایان است. این شخص می تواند یک شخص حقوقی مانند یک شرکت بوده و یا اینکه یک شخص حقیقی باشد. در اینجا روش اجرای پروژه و تعیین چارت سازمان و استخدام نیروها بر عهده پیمانکار است.

وقتی رهبران مشاغل می دانند در قراردادشان چه مواردی وجود دارد، در وضعیت بهتری برای اجرای حقوق قراردادی خود و رعایت تعهدات خود قرار می گیرند. اگر یک تجارت نتواند از حقوق خود استفاده کند، لذا نیم تواند به درستی از خدمات مدیریت پیمان بهره مند شود. از بین بردن مسیر تعهدات و بعداً چشم پوشیدن از آنها، در عین حال بسیار هزینه بر است. با وجود خطرات بسیار زیاد، بسیاری از مشاغل همچنان به روند دستی و ابزارهای ناکارآمد برای تهیه، ذخیره و بررسی قراردادهای خود اعتماد می کنند.

• مراحل فرآیند مدیریت قرارداد

هنگامی که دو یا چند طرف برای ورود به یک رابطه تجاری ابراز علاقه می کنند، اینجاست که نیاز به قرارداد یا پیمان پدیدار می شود. حتی یک توافق شفاهی نیز به طور بالقوه می تواند یک قرارداد باشد، اما بهتر است طرفین کلیه حقوق و تعهدات خود را از قبل به صورت کتبی ترسیم کنند تا در صورت عدم موفقیت در معامله، احتمال درگیری در آینده کاهش یابد.

1. مذاکره و تولید

این دو مرحله در خدمات مدیریت پیمان بهم پیوند خورده است، زیرا طرفین مذاکره کننده یک قرارداد معمولاً هنگام ارسال سند کار به این سو و آن سو در طی چندین بار ویرایش، قرارداد را به صورت تکراری تنظیم می کنند. طرفین در مورد الزامات خود به منظور دستیابی به توافقی که از نظر دو طرف سودمند است، بحث می کنند. در مورد قرارداد بین فروشنده و خریدار، فروشنده معمولاً یک الگوی یا قرارداد استاندارد را ارائه می دهد که به طور مرتب برای معاملات مشابه استفاده می کنند.

پس از بررسی پیش نویس اول قرارداد، خریدار هرگونه نگرانی در مورد شرایط آن را مطرح می کند و به طور کلی در صورت داشتن فشار برای انجام این کار، شرایط مناسب تری را ارائه می دهد. بسته به رویه های داخلی سازمان، یک توافق نامه ساده که فقط طرفین را ملزم به پر کردن الگویی می کند، ممکن است مستلزم درگیری مشاوران وکالت نباشد.

به عنوان مثال، افرادی که کالاها و خدمات مصرفی مانند تلفن یا حتی اتومبیل را خریداری می کنند، تمایل دارند که فقط شرایط تجاری مانند قیمت را مذاکره کنند، در حالی که شرایط قانونی را همانطور که است، قبول می کنند. با این حال، اگر معامله ای به اندازه کافی بدیع یا پیچیده باشد که نیاز به قرارداد جدیدی داشته باشد، در این صورت هر یک از طرفین به طور کلی به وکلای خود در مذاکرات وکالت می دهند. وکلا در دو طرف میز با هم همکاری می کنند تا زبان جدیدی را برای قرارداد یا بررسی خدمات مدیریت پیمان تنظیم کنند که نگرانی های خریدار یا نیازهای ویژه را برطرف کند، بدون اینکه فروشنده به خطر بیفتد.

2. تصویب

هنگامی که هر یک از طرفین در مدیریت پیمان موافقت کرد که قرارداد رضایت بخش است، نمایندگان مجاز، توافق نامه را امضا می کنند، قرارداد به اجرا در می آید و طرفین به مفاد آن ملزم می شوند. هر یک از طرفین باید مطابقت خود را با مفاد توافق نامه، از تهیه کالاها و خدمات توسط فروشنده بر اساس برنامه تا پرداخت به موقع خریدار و یا هرگونه تعهدات مربوط به ارتباط مداوم بین طرفین، تضمین کند. اگر هر یک از طرفین نتواند پایان معامله خود را حفظ کند، قراردادها معمولاً شامل بندهای فسخ و خسارت است که می تواند توافق را خاتمه دهد.

وظایف اصلی مدیران پیمان این چنین می باشد:

• مشاوره در رابطه با قراردادها
• مشاوره در مورد امکان‌سنجی، قابلیت ساخت، هزینه و برنامه ‌ریزی طرح
• مشاوره  مصوبات قانونی
• مشخص نمودن  شاخص‌های کلیدی عملکرد برای پیمان‌ کاران
• نوشتن، ارزیابی، مذاکره و اجرای قراردادهای مختلف که طیف وسیعی از معاملات را می باشد.
• برنامه ‌ریزی و کنترل هزینه
• تهیه یک برنامه ساخت‌وساز و تعریف روش‌های کار بر روی پروژه
• قرارداد مناقصه کار
• معین کردن  پیمانکاران برای هر بخش از پروژه ساختمانی
• رضایت به قراردادهای فرعی توسط پیمان ‌کاران کار
• ترتیب اسکان سایت (محل پروژه) و امکانات رفاهی

عوامل موثر در بررسی و شناسایی خدمات مدیریت پیمان

قراردادها درشناسایی خدمات مدیریت پیمان غالباً فقط برای مدت زمان مشخصی منعقد می شوند. از آنجا که قرارداد با یک مدت محدود به پایان آن دوره نزدیک می شود، هر یک از طرفین باید نه تنها توافق نامه، بلکه روابط تجاری خود را نیز بررسی کنند و تعیین کنند که آیا این معامله پاسخگوی نیازهای آنان است یا خیر. اگر هر دو طرف بخواهند رابطه را ادامه دهند یا در مورد شرایط قرارداد مجدد توافق کنند، در این صورت می توانند شرایط توافق نامه را در صورت لزوم تغییر دهند و قرارداد جدیدی را برای مدت جدید اجرا کنند. در غیر این صورت قرارداد فسخ می شود.

اگر در عوض، قرارداد به گونه ای طراحی شده باشد که به طور نامحدود پابرجا بماند، ممکن است بند دیگری وجود داشته باشد که نیاز به تمدید گاه به گاه دارد، یا در نهایت طرفین تشخیص می دهند که نیاز به اصلاح مفاد خاص دارند. در نتیجه، یک کسب و کار علاوه بر بررسی قراردادهایی که برای تمدید ارائه می شود، باید فرایندهایی را برای بررسی دوره ای قراردادهای خود که دارای شرایط محدود نیستند را هم فراهم کند.

• پیاده سازی فناوری مدیریت چرخه زندگی

پلت فرم خدمات مدیریت پیمان، برای کسب و کار امروزی ضروری است. سازندگان معاملات برای هدایت تجارت در آن سوی مرزها کار می کنند و اغلب با مجموعه ای از فروشندگان پراکنده در سراسر جهان، فعالیت دارند. مخزن قرارداد متمرکز برای سازماندهی و مدیریت صدها یا حتی هزاران قرارداد است.

علاوه بر این، ابزارهایی که روند ایجاد قرارداد را ساده می کنند، می توانند هر ساله صدها ساعت را در تیم های حقوقی و خرید، صرفه جویی کنند که در غیر این صورت به جای تمرکز بر استراتژی و ارزش افزوده، آنها را صرف انجام کارهای تکراری می کنند؛ اما با وجود سیستم عامل های متعدد نرم افزار اتوماسیون قرارداد، رهبران تجارت چگونه ابزاری را انتخاب می کنند که برای نیازهای آنها مناسب باشد؟ و چه چیزی بعد از انتخاب راه حل، پیش می آید؟ تحول دیجیتال بیشتر از انتخاب فروشنده مهم است، لذا مدیریت نیز قسمت بزرگی از این فرایند است.

راه حل های بررسی خدمات مدیریت پیمان

در اینجا چندین عامل اساسی وجود دارد که باید هنگام بررسی راه حل های خدمات مدیریت پیمان و ادغام یک سیستم عامل انتخاب شده در محل کار مورد توجه قرار گیرند:

ارائه یک راه حل خوب، همکاری بین عملکردها و مشاغل را تسهیل می کند. آیا هر تیمی که در مذاکره، برنامه ریزی یا بررسی قراردادهای تجاری مشارکت داشته است فرصتی برای ارائه اطلاعات در مورد فرآیند های خود و انواع ابزارهای مورد نیاز آنها داشته است یا خیر؟آیا کاربران نهایی فرصتی برای سنجش نحوه کار در حال حاضر داشته اند، کدام جنبه از جریان کار فعلی آنها نیاز به بهبود دارد و ترجیح می دهند کدام یک را حفظ کنند؟

علاوه بر رفع این نگرانی ها، این پلتفرم در خدمات مدیریت پیمان باید بتواند در همان مقیاس تجارت فعالیت کند و باید کاربر پسند باشد. زیرساخت ها به مقیاس پذیری کمک می کنند، در حالی که توابع بصری کاربران جدید را به روش های جدید انجام کار هدایت می کنند.

برای اطمینان از دسترسی هر کارمند به ابزارها و اسناد مورد نیاز خود، یک بستر مناسب باید برای تعیین انواع مختلف نقش های کاربر ایجاد گردد. با این حال، رهبران ابتدا باید تعیین کنند که چه کسی در سازمان به چه نوع دسترسی به سیستم عامل نیاز دارد و چه کسی مسئول فرایندها و تأییدهای مختلف است. به عنوان مثال، شاید تیم های فروش یک تجارت، بتوانند یک قرارداد را شروع کرده و فرم هایی را از مجموعه الگوها انتخاب کنند، در حالی که این تجارت نیاز به یک پروسه تأیید ویژه شامل، ثبت نام تیم حقوقی برای مقررات سفارشی دارد. تقسیم بندی نقش های کاربر و حقوق دسترسی، می تواند گردش کار تأیید و سایر فرایندهای تخصصی را تسهیل کند.

آیا این سیستم عامل، تیم ها را مجبور می کند تا به روشی خاص کار کنند یا به اندازه کافی انعطاف پذیر است که بتواند به روشی که کار می کنند عمل کند؟ یک راه حل، نباید جریان کار تیم را تعیین کند، بلکه باید با آنها سازگار شود. علاوه بر این، ناسازگاری اساسی بین سیستم عامل ها در خدمات مدیریت پیمان می تواند مانعی برای اجرا باشد، یا نیاز به راه حل های زمانبر داشته باشد. هوش مصنوعی می تواند محدودیت های زمانی را به شدت کاهش داده و احتمال خطاهای انسانی را به صفر رساند.

الگوریتم های یادگیری ماشین می توانند قراردادها را برای بازیابی و بازبینی سریع، برچسب گذاری و مرتب سازی آماده کنند. فرآیندهای مرور که هفته ها طول می کشید، اکنون می تواند چند ثانیه طول بکشد. علاوه بر این، هوش مصنوعی در هنگام تصمیم گیری، مانند نحوه برچسب گذاری اسناد، از انسان سازگارتر است.

یکی از مزایای پایگاه داده در خدمات مدیریت پیمان این است که مدیریت قراردادها را بهبود می بخشد و به تیم ها امکان می دهد به سرعت توافق نامه های مربوطه را پیدا کرده و زبان موجود را با یکدیگر مقایسه کنند. ایجاد یک بستر با قدرت می تواند قراردادهای حاوی بندهایی را که با استاندارد تجارت مطابقت ندارند مشخص کند. به روزرسانی آن بندها در سیستم عامل نیز باید تا حد ممکن ساده باشد.

مفید بودن خدمات مدیریت پیمان

یکی از راهکارهای مفید برای دستیابی به یک برنامه موفقیت آمیز در خدمات مدیریت پیمان، تغییر مدیریت قرارداد است. با جدا کردن یکی از نتایج مورد نظر در برنامه خود، این فرایند شروع کنید و آن را به چند موفقیت کوچک تقسیم کنید. آنها چه شکلی هستند؟ آیا می توانید کمترین تعداد افرادی را که باید درگیر شوند را شناسایی کنید؟ داشتن یک تیم کوچک و اختصاصی که روی این موضوع کار می کنند، تکرار سریع این فرایند را امکان پذیر می کند. تصور کنید که یک سیستم جدید را برای کل شرکت پیاده کرده اید و برخی از فرض های شما اشتباه است، پس باید بتوانید فرضیه های جدیدی را جایگزین کنید.

اجرای یک برنامه مدیریت قراردادی خوب، به مهارت احتیاج دارد، اما بدون حمایت ذینفعان ارشد این اتفاق نمی افتد؛ بنابراین، ممکن است ابتدا مجبور شوید آنها را پیروز کنید که بسیار عملی است. تجربه نشان می دهد که متقاعد کردن مجموعه برای سرمایه گذاری در مدیریت بهتر قرارداد، کار چندان سختی نیست. به طور عملی در مدیریت پیمان، منطبق کردن تجارت خود با بهترین روش های مدیریت قرارداد، به معنای نقشه برداری و مهندسی مجدد این فرآیندها است. دو مورد از اصلی ترین مواردی که تمرکز خواهید کرد عبارتند از:

1. نمونه کارها قرارداد شرکت

2. اجرای روزمره آن

اولین کار این است که شما باید موارد مهم را از نمونه کارهای قدیمی خود شناسایی کنید. این یک تمرین موثر است که باعث می شود در هزینه های زیادی صرفه جویی شود. شما باید بتوانید نمونه کارهای قرارداد خود را تقسیم بندی کنید تا بتوانید در سیستم جدید، آن را پیاده سازی کنید و انتخاب کنید که کدام قراردادها را باید حمل و بررسی کنید. شاید فقط 40٪ از قراردادهای قدیمی شما باید به سیستم منتقل شوند؛ بنابراین، تجزیه و تحلیل ریسک را در نمونه کارهای قرارداد خود انجام دهید و قراردادهای خود را در اولویت قرار دهید. دانستن اینکه می خواهید در پایان این فرآیند به چه نتیجه ای برسید، به شما کمک می کند تا تصمیم درستی بگیرید چه عواملی در این زمینه وجود دارند و می توانند به شما کمک کنند.

فواید مدیریت پیمان ساختمان

چنانچه که Management Contracting در اواسط فاز طراحی و یا زودتر استفاده شود ، با ادغام شدن درون تیم طراحی و هماهنگی با تیم طراح قابلیت این را خواهد داشت که  تجربیات و مهارت ها مربوط به ساخت را در طراحی ها ایجاد کند  تا موجب  کاهش زمان، هزینه، اجرایی شدن بهتر طرح ها و افزایش امکان آنالیز مهندسی ارزش در مراحل طراحی و ساخت شود.

کاهش مسئولیت های کارفرما

در حالت مدیریت پیمان ساخت ، مسئولیت ناشی از حوادث، مسئولیت در قبال همسایه ها، اجرای دقیق نقشه، مسائل کیفی ساخت و ...  بر عهده مدیر می باشد.

کاهش زمان

مدیر پیمان به علت برخورداری از تجربه  بالا  در ساخت و دسترسی به تیم های کاری ماهر این قابلیت را دارد  که با تکیه بر این توانمندی ها پروژه را در مدت زمان کوتهای به اتمام برساند .

مدیریت زمان کارفرما

در این صورت نیازی به این نخواهد بود که  کارفرما با تک تک تیم و افراد و پیمانکاران جز وارد مذاکرات گردد. در مدیریت پیمان ساختمان کارفرمای پروژه می تواند با استفاده از ایجاد یک سیستم کنترلی و نظارتی پیاده سازی دیدگاه ها و کیفیت مدنظر خود را رصد نماید و وقت خود را در سایر فعالیت ها سرمایه گذاری کند.

معایب

ادغام MC در تیم طراحی به دلیل  وجود نگرش خصمانه آن ها نسبت به وی سخت می باشد .  چنانچه که  قراردادهای ساخت توسط MC به پیمانکاران واگذار شود از معایبی برخوردار خواهد بود که به این صورت می باشد :

چون تمام تصمیم گیری‌های مربوط به ساخت توسط MC انجام می شود ، درصورتی که  وی از  صلاحیت کافی برخوردار  نباشد ، پروژه با خطر جدی رو به رو خواهد شد  و از این بابت کارفرما ریسک بالایی را پذیرفته است.
همواره کنترل زیادی بر روی فاکتورها و صورت حساب ها باید  انجام شود  و به همین دلیل  کاغذ بازی و سوء ظن در این حالت به مراتب بیشتر خواهد بود.
به جهت کنترل زیاد کارفرما، آزادی عمل در نحوه اجرای کار و خرید اقلام  کاهش خواهد یافت.

نتیجه گیری:

عامل اصلی در خدمات مدیریت پیمان، روند مدیریت قرارداد است. اگر در این تغییر مشارکت دارید، به احتمال زیاد باید اطمینان حاصل کنید که این روند برای استفاده از نرم افزار و سرمایه گذاری مردم بهینه شده است. در بیشتر مواقع فرآیندهای قدیمی ناکارآمد هستند، زیرا در این زمینه هیچ فناوری وجود ندارد. به سادگی سعی نکنید فن آوری جدیدی را که برای انتقال شما به آینده در یک فرآیند قدیمی ساخته شده است، جای دهید. برای فرایندی بجنگید که می تواند نتیجه مطلوبی را که در ابتدا مشخص کرده اید به شما برساند و دارای انعطاف پذیری طولانی مدت باشد.