مدیریت پروژه به معنای تخصیص ، نظارت و استفاده از منابع برای دستیابی به اهداف معین در یک بازه زمانی است. به همین دلیل ، یک پروژه نیاز به مدیریت صحیح دارد تا بتواند آن را در زمان مناسب تکمیل کرده و بودجه مناسب را به آن  اختصاص داد.

برنامه ریزی پروژه

مهمترین بخش مدیریت پروژه ، برنامه ریزی است. نحوه برنامه ریزی شما می تواند تأثیر مستقیمی بر موفقیت پروژه های شما داشته باشد. برای ایجاد یک برنامه خوب ، ابتدا باید یک سیستم پیش بینی و کنترل وجود داشته باشد.
اولین قدم برای شروع برنامه ریزی پروژه،  درک کامل محدوده پروژه است.

این اطلاعات شامل نام پروژه ، نام کارفرما ، نام مشاور ، نام پیمانکار ، تاریخ شروع پروژه ، زمان پایان پروژه ، تاریخ پایان پروژه ، مبلغ قرارداد پروژه ، موقعیت جغرافیایی ، کل حجم کار و غیره است و حاوی اطلاعات کلی پروژه مجموعه ای تایپ شده به نام ID پروژه است. به طور کلی ، برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل دو حوزه است:

• مدیریت زمان پروژه
• مدیریت هزینه پروژه

هدف مدیریت زمان در پروژه به حداقل رساندن زمان مورد نیاز و در نتیجه سوددهی بیشتر با هزینه کمتر برای پروژه است.

تعریف فعالیتها در پروژه

گام بعدی در این مرحله اجرای دقیق فعالیت ها است. به عنوان مثال ، ساختن یک ساختمان 10 طبقه ، مقادیر زیادی سیمان ، بتن ، میلگرد ، کاشی و سرامیک و غیره و همچنین تعداد زیادی از برق کاران ، گچ کارها و جوش کارها و سایر منابع باید در نظر گرفته شود و بر این اساس بودجه بندی شود. و همه این موارد باید تهیه شود و همچنین زمان مورد نیاز محاسبه شود . برای انجام این کار ، ابتدا باید هدف کلی پروژه (ساخت آپارتمان) را به مجموعه ای از فعالیتهای کوچکتر (و قابل مدیریت بیشتر) تقسیم کنیم.

برنامه ریزی و کنترل پروژه

در حال حاضر ، دانش مدیریت پروژه و مدیریت ساخت نقش مهمی در توسعه کشورها دارد. پروژه های ساختمانی مانند احداث کارخانه های مسکونی ، اداری ، تجاری ، سد ، نفت ، گاز و پتروشیمی از جمله این موارد است.در این راستا ، دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه به طور گسترده در محیط کسب و کار در ایران مورد استفاده قرار گرفته است ، که منجر به کار بسیاری از فارغ التحصیلان مهندسی عمران ، صنعت و مدیریت در این زمینه شده است.

اما از آنجا که این دانش از کشورهای  توسعه یافته نشأت می گیرد ، بزرگترین مشکل شکاف بین مفاهیم و موضوعات و مهارت های مطرح شده در مراکز آموزش عالی با شرایط واقعی کار در پروژه های کشور است.به عنوان مثال ، نرم افزارهایی مانند مایکروسافت پراجکت و پریماورا براساس شرایط و استانداردهای کاری در کشورهایی مانند ایالات متحده یا اروپا طراحی و به بازار عرضه می شوند.

بنابراین ، هنگامی که یک فارغ التحصیل دانشگاهی وارد پروژه ای می شود تا روی آن کار کند ، باید از ترفندها و روش های جانبی استفاده کند تا از ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار ذکر شده استفاده کرده و آن را با شرایط واقعی پروژه تطبیق دهد.

نمونه هایی از این موارد عبارتند از چک های مدت دار در پرداخت ، عدم رعایت اصول ساخت با اصول تعریف شده در واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه واحدهای هزینه ای ، قراردادهای بسته ، و در مواردی که هیچ یک از نرم افزارها به طور مستقیم امکان پذیر نیست ، و واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه دارای استفاده از روشهای کمکی مبتنی بر تجربه برای استفاده از قابلیتهای نرم افزاری و ارائه گزارشهااست.

در یک کلام ، کنترل پروژه سعی می کند به سوالات زیر پاسخ دهد:

1- پروژه چقدر طول می کشد؟
2- آیا پروژه در تاریخ مشخص شده در قرارداد تکمیل می شود؟
3- اگر پروژه در تاریخ وعده داده شده به پایان نرسید ، چرا این اتفاق افتاد و برای جبران تاخیر ها چه باید کرد؟
4- در صورت تأخیر فعالیتها ، تاخیر آنها تا چه اندازه بر تاریخ پایان پروژه تأثیر می گذارد؟
5- مقرون به صرفه ترین راه برای جبران تاخیرها یا تسریع در اجرای پروژه چیست؟ اساساً چقدر می توان زمان اجرای پروژه را کوتاه کرد؟
6- چگونه می توان برنامه ریزی کرد تا در حین استفاده بهینه از نیروی انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات کمبود منابع را تجربه نکنیم؟
7- میزان نقدینگی پروژه در هر واحد زمان چقدر باید باشد تا هنگام پرداخت به موقع پیش پرداخت ها از مشکلات مالی جلوگیری شود؟
8- چگونه می توان آن را برنامه ریزی کرد تا در حین استفاده از نیروی انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات به بهترین نحو کمبود منابع را تجربه نکنیم؟

مدیریت کنترل پروژه به چه معناست؟

کنترل پروژه عنصری است که اطمینان می دهد پروژه به موقع و با بودجه مورد نظر انجام می شود. به طور کلی ، تأثیر موفقیت نقش کنترل پروژه غیرقابل انکار است زیرا اطلاعات دقیق و به موقع را در اختیار تیم مدیریت پروژه کنترل پروژه قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه ای اتخاذ کرده و در جهت اصلاح هرگونه روند منفی احتمالی گام بردارند. مدیر کنترل پروژه همچنین وضعیت واقعی پروژه را برای مشتری توضیح می دهد.

امروزه به دلیل تکامل مدیریت پروژه ، نیاز به یک سیستم کنترل موثر بیش از هر زمان دیگری احساس می شود. بسیاری از شرکتها هنوز از روشهای کنترل سنتی استفاده می کنند ، که عدم مدیریت کنترل پروژه را نشان می دهد. علاوه بر این ، مشخص شده است که استفاده از روشهای مناسب در کنترل پروژه زمان اجرای برنامه را 15 درصد کاهش می دهد.

از سوی دیگر ، مطالعاتی در مورد تأثیر کنترل پروژه بر هزینه ها انجام شده است و نشان داده است که روش های مناسب برای کنترل پروژه هزینه ها را بیش از 10 درصد کاهش می دهد. در حقیقت ، موفقیت متکی به فرایند کنترل پروژه است ، که اگر به درستی انجام شود ، می تواند هزینه های پروژه را کاهش داده و از قبل برنامه ریزی کند.

لازم به یادآوری است که کنترل پروژه محدود به کنترل و نظارت در حین اجرای پروژه نمی شود. فرایند کنترل موثر پروژه با برنامه ریزی در مراحل اولیه پروژه آغاز می شود و در پایان پروژه با مرور در مرحله پس از اجرا به پایان می رسد. کنترل پروژه به طور کامل در هر مرحله از پروژه حضور دارد. کنترل پروژه شامل 4 بخش اصلی است:

•    برنامه ریزی
•    مدیریت هزینه و کنترل آن
•    برآورد هزینه
•    تحلیل ریسک

مدیریت کنترل پروژه به عنوان یکی از پایه های اساسی و حیاتی پروژه شناخته می شود. شخصی که به عنوان مدیر کنترل پروژه خدمت می کند به عنوان دست راست مدیر پروژه شناخته می شود.مدیریت کنترل پروژه اهداف پروژه را تعیین می کند ، بودجه های برنامه ریزی شده را بررسی می کند ، پیشرفت پروژه را بررسی می کند و یک برنامه موثر برای بهبود پیشرفت پروژه ایجاد می کند. مدیریت پروژه و مدیریت کنترل پروژه برای بهبود پروژه ساختمانی با هم همکاری می کنند.

به طور کلی ، افرادی که به عنوان مدیر کنترل پروژه کار می کنند دارای مدرک دانشگاهی هستند. اما این همیشه صدق نمیکند. مانند سایر مشاغل ، افرادی که دارای سابقه کار صنعتی یا کارآموزی هستند می توانند از این پیش نیازها برای کار به عنوان مدیر کنترل پروژه استفاده کنند.

علاوه بر این ، دسترسی به آموزش های پیشرفته در زمینه حسابداری و نرم افزارهای مرتبط و آموزش مدیریت پروژه مفید می تواند به افراد در پیشرفت شغلی یک بخش کنترل پروژه کمک کند. راه های زیادی برای به دست آوردن شغلی به نام مدیریت کنترل پروژه وجود دارد که بسته به نوع پروژه و غیره می تواند متفاوت باشد.

نقش ها و مسئولیت ها

مسئولیت افراد در موقعیت مدیریت کنترل پروژه بسته به لیست مهارت ها می تواند متفاوت باشد. مواردی که هنگام مدیریت پروژه باید در نظر داشته باشید عبارتند از:

تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش دهی

تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش می تواند در توسعه پروژه و پیش بینی دقیق به عنوان یک ابزار تصمیم گیری در مدیریت ، کیفیت ، بودجه بندی ، زمان بندی و کنترل مورد استفاده شود.

مدیریت اجرایی

شناسایی راه حل ها ، پیش بینی ناهنجاری ها در روند پروژه و انجام اقدامات برای اصلاح آنها از دیگر مواردی است که باید در مدیریت کنترل پروژه مورد توجه قرار گیرد.

مدیریت پایه

مدیریت پایه یعنی توسعه و مدیریت بر اساس اصول اساسی.

کنترل کیفیت

تعریف ، اجرا و ارزیابی کنترل کیفیت برای حمایت از کیفیت مدیریت پروژه این بخش از فعالیت مدیریت  کنترل پروژه مرتبط است.

کنترل برنامه

تعریف ، ارزیابی ، اجرا و نظارت بر برنامه برای افزایش پیشرفت پروژه بر اساس برنامه و همچنین برآورد امکانات در گروه کنترل برنامه در دسته کنترل برنامه قرار می گیرد.

نکاتی در مورد کنترل برنامه

آنچه کنترل پروژه مدیریت و برنامه ریزی می کند به شرح زیر است:

     برنامه ریزی را شروع کرده و یک برنامه واقع بینانه برای پروژه ایجاد کنید
    نظارت به موقع و دقیق ، پیش بینی ، کنترل و گزارش کارهایی که باید انجام شود ، کارهایی که تا حدی در یک دوره زمانی انجام شده و تا به امروز ادامه دارد ، و کارهایی که برای تکمیل پروژه انجام می شود ، به پایان می رسد.
    آخرین و یکی از مهمترین نکات ، شناسایی و مدیریت خطاها و کاستی ها است تا بتوانیم به موقع به برنامه اولیه بازگردیم و طبق برنامه پیش برویم.

کنترل هزینه

شناسایی ، پیاده سازی و ارزیابی کنترل هزینه ها می تواند به مدیریت هزینه های پروژه کمک کند. در طول پروژه بسیار مهم و موثر است.

نکاتی در مورد کنترل هزینه

مدیریت از طریق هزینه ، قیمت و بودجه در طول عمر پروژه. کنترل هزینه شامل موارد زیر است:

    با نظارت به موقع و دقیق ، پیش بینی هزینه و گزارش انجام می شود.
و شناسایی و مدیریت زودهنگام مغایرتهای احتمالی بودجه اجرا می شود.

برای یک سیستم کنترل هزینه موثر ، کنترل هزینه و برنامه ریزی پروژه باید به شیوه ای یکپارچه مدیریت شود. متخصصان کنترل پروژه که از برنامه ریزی پروژه و کنترل هزینه مطلع هستند می توانند هر دو را برای شناسایی و مدیریت تغییرات احتمالی بودجه و برنامه ادغام کنند.

جنبه دیگر کنترل پروژه برآورد هزینه پروژه است. برآورد هزینه اصلی ترین عامل کنترل و مدیریت هزینه است. برآورد هزینه فرایندی است که برای پیش بینی میزان یا هزینه منابع مورد نیاز در طول اجرای پروژه استفاده می شود. همانطور که در پیش بینی ، در برآورد هزینه ها ، خطرات و عدم قطعیت ها باید حذف شوند.

در مرحله اول ، برآوردها به عنوان ورودی برای برنامه ریزی بودجه ، تجزیه و تحلیل هزینه ، برنامه ریزی پروژه و هزینه و برنامه ریزی فرآیندهای کنترل استفاده می شود. برآورد هزینه توسط تجربه و همچنین محاسبه هزینه های آینده و شیوه های مدیریت در یک دوره زمانی تعیین می شود.

نکات کنترل هزینه و برنامه ریزی اضافی

در مرحله دوم کنترل پروژه تجزیه و تحلیل هزینه و زمان بندی است. هزینه یابی و تحلیل برنامه ، تأثیر ریسک بر هزینه های برنامه و پروژه را ارزیابی می کند. برخی از نتایج تحلیل ریسک برنامه عبارتند از:

•    پیش بینی تاریخ تکمیل
•    احتمال اتمام در این تاریخ ها
•    شناسایی مهمترین فعالیت ها
نتایج تجزیه و تحلیل ریسک هزینه

مهمترین خطرات مربوط به هزینه پروژه را مشخص کنید

     تعیین شرایط احتمالی مورد نیاز برای برآورد هزینه ها برای دستیابی به سطح مطلوب قابلیت اطمینان.

کنترل رویدادهای احتمالی

سایر مسئولیت هایی که افراد در پست های مدیریت کنترل پروژه باید از آنها آگاه باشند ، شناسایی ، پیاده سازی و ارزیابی رویدادهای احتمالی در طول پروژه است.

کنترل تغییرات

تشخیص و اجرای برخی تغییرات در طول فرایند پروژه ، دانستن نحوه و زمان اجرای پروتکل ها از نکات کلیدی در کنترل تغییرات پروژه است. آگاهی از این موارد از اختلال در روند پروژه جلوگیری می کند. یکی دیگر از عوامل مهم و موثر در کنترل تغییرات در روند پروژه ، به روز رسانی اسناد مانند قراردادها و روش های مدیریت کیفیت پروژه است.

وظایف و مسئولیت های ذکر شده در بالا مواردی است که شخص در سمت مدیریت کنترل پروژه باید از آنها آگاه باشد.اگر شما از آن دسته افرادی هستید که در حال حاضر به عنوان مدیر کنترل پروژه مشغول به کار هستید ، نگاهی به این موارد می تواند به شما در رسیدن به اهداف شما کمک کند.اگرچه آگاهی از این موارد می تواند به شما در انجام هرچه بیشتر فعالیت ها کمک کند ، اما همراه با آنها پیدا کردن مسیر مناسب با توجه به شرایط فعلی و گذراندن آن مسیر به شما در این مسیر کمک می کند.

مراحل پروژه

یک پروژه می تواند دارای مراحل طراحی اولیه ، طراحی مفهومی ، اجرا باشد. یا می توان مراحل تشکیل ، برنامه ریزی ، اجرا و کنترل را نام برد. به طور کلی ، مفهوم فاز های پروژه برای تقسیم بهتر و قابل کنترل پروژه پیشنهاد شده است.

با پیشرفت مداوم پروژه های ساختمانی ، یک مدیر پروژه موفق باید طیف وسیعی از مهارت ها و توانایی ها را برای مدیریت گروه ها و پروژه های مختلف داشته باشد.مدیریت پروژه ساختمانی یک زمینه کاری پیچیده است که نیاز به دانش در زمینه های مختلف مانند تأمین مالی ، واسطه گری، قانون، کسب و کار و سایر زمینه ها دارد.

مراحل پروژه ساختمانی

فاز صفر: شامل مطالعات اولیه و طرح های توجیهی.
فاز اول: شامل یک توافق اولیه بین مشاور طراحی و کارفرما در مورد برنامه های اجرایی و نقشه ها است.
فاز دو: ورود مهندسین مشاور معماری ، تاسیسات و برق به جزئیات نقشه ها مطابق قوانین شهرداری و نظام مهندسی صورت می گیرد که براساس تصمیمات فاز یک است. در این مرحله ، جزئیات به تفصیل آماده می شوند.
فاز سوم: در این مرحله پیمانکار انتخاب شده و مرحله اجرای قرارداد آغاز می شود. نظارت بر عملکرد نیز توسط مهندس مشاور و سرپرست انجام می شود.
مرحله چهارم: در مرحله نهایی ، پیمانکار علاوه بر مسائل حقوقی و اتمام کار ، نتیجه نهایی را به کارفرما یا ناظر پروژه می دهد و سپس اپراتور وارد پروژه می شود تا مورد استفاده قرار گیرد.

طرفین پروژه ساختمانی

کارفرما

کارفرما ، مالک یا سرمایه گذار پروژه ، که در بیشتر موارد نقش تعیین کننده ای در تهیه لیست تامین کنندگان دارد.

مشاور پروژه های معماری ، برق و تاسیسات

افراد یا شرکت های مختلف می توانند در مورد یک پروژه مشورت کنند. بسته به نوع تجهیزات ارائه شده ، به تأیید مشاور هر بخش نیاز خواهید داشت.

پیمانکار پروژه

شرکت پیمانکار می تواند اصلی یا فرعی باشد. یک پروژه ساختمانی می تواند از پیمانکاران مختلف در قسمتهای مختلف ساختمان ها ، برق و تأسیسات استفاده کند.

مدیر پروژه

سرپرست یک مهندس مشاور است که توسط سازمان نظام مهندسی ماموریت دارد تا بر اجرای اصلی پیمانکار نظارت کند.در موارد دیگر ، مدیر پروژه دیگر یک مهندس مشاور و یک طراح ارشد است که با دقت زیادی بر پیمانکار نظارت می کند.

عامل چهارم

چهارمین عامل واحد پشتیبانی کارفرما و در واقع مدیر پروژه برای هماهنگی لازم بین مشاور ، کارفرما و پیمانکار است.

کلام آخر

مدیریت پروژه  و مدیریت ساخت و ساز نیاز به مهارت های گسترده و توانایی برقراری ارتباط با طیف وسیعی از سازمان ها و افراد دارند تا بتوانند پروژه ای را در ساخت هدایت کنند. این مهم است که مدیران پروژه های ساختمانی در هر مرحله از پروژه از اصول مدیریت پروژه پیروی کنند.